Uitrol nieuwe Radboud UMC pas op basis van DESFire® technologie

Jeroen Hees (l) met de eerste nieuwe Mifare DESFire pas uitgereikt door ed Dijkers (r)

Oorsprong : Facilitair Magazine Mei 2009

De uitgifte van nieuwe medewerkerspassen: op papier oogt het misschien als een simpel abc’tje. De praktijk leert echter iets geheel anders, weet men in het Universitair Medisch Centrum (UMC) Radboud in Nijmegen. Daar werden in 2013 de 15.000 verouderde kaarten vervangen, een majeure organisatorische en logistieke operatie waar in veel bedrijven te licht over gedacht wordt. “De consequenties van deze invoering zijn niet te onderschatten.”

De verouderde pas die in het Nijmeegse ziekenhuis in omloop was, kende een viertal gebruiksmogelijkheden. Allereerst biedt de pas medewerkers en externe partijen toegang tot gebouwen en parkeergarage. Verder wordt het gebruikt voor personenidentificatie. Medewerkers kunnen er ook mee betalen in het bedrijfsrestaurant en een vierde toepassing geldt de uitgifte van bedrijfskleding.

“OmniCard heeft ons kundig en adequaat verder geholpen met de implementatie van card beveiliging”

Volgens Jeroen Hees, adviseur telematica van het servicebedrijf van UMC St Radboud, was de oude pas dringend aan vervanging toe. Hees is projectleider van de operatie in het ziekenhuis. ‘De pas was voorzien van een magneetstrip, een echt verouderde techniek. Het is een mechanisch systeem. Veel passen vertonen sporen van slijtage. Foto’s zijn niet meer herkenbaar, gegevens nog moeilijk leesbaar. Dat leidde in de praktijk tot problemen, bijvoorbeeld bij het afrekenen in het restaurant. Het kwam voor dat de magneetstrip versleten was, waardoor het saldo niet meer uitgelezen kon worden. Dat gaf dan weer aanleiding tot discussies.’ In 2009 werd de beslissing genomen om de oude pas vaarwel te zeggen.

Hees: ‘Als uitgangspunt is ervoor gekozen om alleen de bestaande toepassingen over te zetten op de nieuwe pas. Later gaan we, na het doorlopen van een interne goedkeuringsprocedure, eventueel nieuwe functionaliteiten implementeren. Daarbij kun je bijvoorbeeld denken aan printing on demand. Hiermee kan worden voorkomen dat andere gebruikers van een printer vertrouwelijke documenten kunnen inzien.’ De uitbreidingsmogelijkheden zijn legio, alleen de praktijk is weerbarstiger. Dat constateert directeur Verkoop Ed Dijkers van OmniCard BV, de leverancier van de nieuwe kaart van UMC St Radboud. ‘Zo biedt de overheid zorgaanbieders een zogenaamde UZIkaart, waarmee ze kunnen inloggen op het Elektronisch Patiënten Dossier. Nu lopen sommige medewerkers hier in het ziekenhuis rond met twee passen; behalve met de UMC-pas dus ook met een UZI-kaart. Vraag is: Waarom combineer je die niet? Idealiter zou je deze applicatie op de UMC-pas aanbrengen. Jammer genoeg mag dat van de overheid niet.’

DESFire®-technologie
De nieuwe met een RFID-chip (DESFire®)uitgeruste pas in het Universitair Medisch Centrum is een contactloze smartcard, ook wel proximity card genoemd. ‘Dit is de nieuwste technologie waarmee we de verschillende gebruikersmogelijkheden kunnen bedienen. OmniCard heeft de elektronische indeling van deze DESFIRE®-pas voor het UMC St Radboud zo ingericht dat hij klaar is voor ondersteuning van de bestaande applicaties, maar ook voor de mogelijke toekomstige applicaties.’ Een belangrijke aanleiding om de oude pas uiteindelijk toch te vervangen was de nieuwbouw van het ziekenhuis. Medio volgend jaar wordt fase drie hiervan opgeleverd, het westelijke gedeelte van het Diagnostiekgebouw, het Heelkundegebouw en de centrale as, met een vloeroppervlak van in totaal circa 70.000 vierkante meter. ‘Toen we voor de nieuwbouw het bestek opstelden, stuitten we op het aspect van de toegangscontrole’, blikt Hees terug. ‘We wilden niet meer met de oude magneetstrips werken. Het is een ultramodern gebouw en daar hoort een geavanceerde pas bij.’

De vervanging van de passen is een majeure organisatorische en logistieke operatie, is de ervaring van Hees en Dijkers. ‘In veel bedrijven wordt dat schromelijk onderschat’, signaleert laatstgenoemde. ‘Ja, hoor je dan, het is maar een pas met een chip en wat data. Wat men zich niet realiseert, is met hoeveel partijen in dit proces je in een organisatie te maken hebt. Met de afdeling HRM, met ICT, met de beveiliging en met zaken als toegangscontrole en kledinguitgifte.’ OmniCard heeft bij UMC St Radboud het OmniCMS geïmplementeerd, waardoor alle data uit het bronbestand van het ziekenhuis verrijkt worden met een foto en kaartgerelateerde gegevens. Vervolgens worden deze data aangeboden aan de achterliggende applicaties, zoals het toegangscontrolesysteem. Met dit kaartmanagementsysteem is de uitgifte en het beheer van de kaart geautomatiseerd en gecontroleerd uit te voeren. ‘Maar daarnaast is het belangrijk om je structuur op orde te krijgen’, zegt Dijkers. ‘Wie is verantwoordelijk? Bij wie moet je zijn in geval van het verliezen van je kaart? Wie spreek je aan, je chef of een centrale eenheid in de organisatie? Hiervoor is het projectteam van UMC St Radboud onder leiding van Hees heel belangrijk.’ Volgens Hees komen er tal van aspecten bij het proces kijken. ‘Het feit dat het een keten is, maakt het proces kwetsbaar. Er hoeft maar een zwakke schakel in te zitten en je hebt een enorm probleem.’

Omruilactie Begin volgend jaar start een grote omruilactie. Omdat de 600 kaartlezers in het complex pas na de zomer worden vervangen, krijgen de 15.000 medewerkers en externe ‘bewoners’ van het St Radboud eerst nog een kaart waarop chip en magneetstrip gecombineerd zijn. Het servicebedrijf kreeg van de Raad van Bestuur de opdracht mee om de invoering van de nieuwe pas zo soepel en klantvriendelijk mogelijk te laten verlopen. ‘Een van de knelpunten in het verleden was de bereikbaarheid van het uitgiftepunt. Met twee dagdelen in de week was dat absoluut onvoldoende. De bedoeling is dat medewerkers voortaan de gehele week een nieuwe pas kunnen laten maken, uiteraard wel op afspraak. Verder willen we tijdens de omruilactie gaan werken met uitgifteunits dichtbij de werkplek. Onze interne klanten mogen niet te veel belast worden, is het uitgangspunt. Binnen vijf minuten op loopafstand van hun werkplek moet iedereen zijn pas kunnen laten vervangen.’ Bij het vervangen van de pas geldt het motto: klaar terwijl u wacht. Medewerkers worden bij de uitgiftepunten gefotografeerd en het saldo op de oude kaart wordt uitgelezen en overgezet op de nieuwe pas. Lag de verantwoordelijkheid voor de uitgifte van passen in het verleden bij de productgroep ICT van het servicebedrijf, die taak is nu ‘verhuisd’ naar Beveiliging. ‘Die verandering lag eigenlijk voor de hand’, meent Hees. ‘Het zwaartepunt in het gebruik van de passen ligt in dit ziekenhuis immers sterk op toegangscontrole.’ De vervanging van de passen is voorts aangegrepen om het pasbezittersbestand van het ziekenhuis op te schonen, want dat was in de loop der tijd aardig vervuild. Projectleider Hees verwacht dat de nieuwe kaart een jaar of vijf meegaat, veel korter dus dan de pas waar het ziekenhuis nu afscheid van gaat nemen. Dijkers: ‘Kijk je naar het grafisch aspect – de houdbaarheid van de foto – dan kom je inderdaad op die periode uit. Kijk je naar de technologie, dan moet je rekenen op een cyclus van vijf tot tien jaar. Over een aantal jaren is ook DESFire® ingehaald door een andere technologie.’ Aan de andere kant, repliceert Hees, kun je je afvragen of je steeds met de nieuwste technologieën mee moet gaan. ‘De noodzaak hiervoor moet in een businesscase worden aangetoond.